Komunikacja jest to mówiąc najprościej przesłanie wiadomości przez nadawcę do odbiorcy. Zatem można wyróżnić trzy główne elementy obecne w procesie komunikacji tj. nadawca, wiadomość i odbiorca. Nadawca koduje wiadomość, tzn. przekształca myśli czy idee w słowa i za pomocą kanału (środku przekazu) przekazuje ją do odbiorcy. Natomiast odbiorca musi wiadomość zdekodować, czyli przypisać jej znaczenie.
Blisko 70% czasu w ciągu dnia przeznaczamy na komunikację, czy to pisząc, mówiąc, czytając lub słuchając. Komunikacja obejmuje nie tylko przekazywanie znaczeń, ale również ich zrozumienie. Gdyby istniała doskonała komunikacja polegałaby na przekazywaniu myśli, idei w ten sposób, aby obraz mentalny odbiorcy był taki sam jak wyobrażenie nadawcy (por. Robbins 2001: 128).
Komunikacja spełnia 4 główne funkcje w grupie czy organizacji:
- kontrolowanie – dzięki niej możliwe jest kontrolowanie zachowania członków organizacji, zarówno formalnie jak i nieformalnie,
- motywowanie – pobudza motywację, wyjaśniając co należy zrobić, jak podnieść efektywność itp.,
- wyrażanie emocji – jest podstawowym procesem służącym ujawnianiu uczucia frustracji lub zadowolenia,
- informowanie – dostarcza informacji potrzebnych do podjęcia decyzji (por. tamże: 129).
W organizacji komunikacja może przebiegać w 3 kierunkach:
- Pionowy w dół – ma miejsce wtedy, gdy informacje są przekazywane od przełożonych do podwładnych. Ten rodzaj komunikacji jest związany z polityką firmy, jej celami, obowiązującymi przepisami, procedurami, ważnymi wydarzeniami w firmie, osiągnięciami pracowników, a także z sytuacją rynkową. Formy jakie może przyjmować: memoranda, gazety firmowe, tablice ogłoszeń, biuletyny, podręcznik pracownika, instrukcje, raporty, zebrania, Intranet.
- Pionowy w górę – ma miejsce wtedy, gdy informacje są przekazywane od podwładnych do przełożonych. Ten rodzaj komunikacji dostarcza przełożonym informacji o bieżących problemach w stosunku do celów organizacji, o propozycjach zmian, o pomysłach pracowników, opiniach, postawach, a także o nieformalnym przebiegu informacji czyli o plotkach i przypuszczeniach. Formy jakie może przyjmować: otwarte drzwi, zebrania, skrzynka pomysłów i zażaleń, ankiety, wywiady.
- Poziomy (horyzontalny) – przekazywanie informacji między członkami organizacji funkcjonującymi na równorzędnych stanowiskach. To nieodłączny element współpracy między działami w organizacji. Celami komunikowania się horyzontalnego są: koordynacja działań, umożliwienie dzielenia się informacjami między członkami organizacji, rozwiązywanie konfliktów między pracownikami oraz budowanie między nimi więzi.
Jak sprawdzić czy odbiorca zrozumiał przekaz, czy komunikacja była efektywana? Należy posłużyć się informacją zwrotną. Informacja zwrotna to reakcja odbiorcy, komunikowanie swojego zrozumienia wiadomości. Wykorzystanie informacji zwrotnych to sposób informowania mówcy o sukcesie lub porażce słuchacza w odbiorze wiadomości. Może mieć formę werbalną lub niewerbalną.
Bibliografia:
- Oyster, Carol K. 2002. Grupy. Poznań: Zysk i S-ka Wydawnictwo.
- Robbins, Stephen P. 2001. Zasady zachowania w organizacji. Poznań: Wydawnictwo Zysk i S-ka.
